Обособленное структурное подразделение – это представительство либо филиал предприятия, по месту нахождения которого сформировано хотя бы одно рабочее место на срок больше 1 мес. Оно будет считаться образованным вне зависимости от того, отражены ли сведения о нем в учредительной и прочей организационно-распорядительной документации, и от объема полномочий, которыми оно наделяется. Данное положение установлено в ст. 11, п. 2, НК.
Специфика рабочего места
В НК отсутствует его определение. Однако оно есть в ТК. Рабочим признается место, куда сотруднику необходимо прибыть для выполнения своих обязанностей и которое косвенно либо прямо контролируется нанимателем. Это определение содержится в ст. 209 Трудового кодекса. В последнее время стали весьма популярны "виртуальные" офисы. Имеется в виду удаленная работа специалистов на дому. Квартира и имущество сотрудника не находятся под контролем нанимателя. В связи с этим в данном случае рабочее место в нормативном понимании не образуется. Соответственно, такой удаленный офис нельзя считать обособленным подразделением.
Кроме того, рабочее место должно образовываться самим предприятием. Например, организация может взять в аренду помещение либо приобрести его в собственность. Если компания направляет своего сотрудника в другую фирму на срок, превышающий месяц, а рабочее место создает принимающее предприятие, то о создании обособленного подразделения здесь также речь не идет. В этом случае специалист будет считаться командированным по ст. 166 ТК. Еще одним немаловажным условием является оснащение рабочего места. Это означает, что оно должно быть оборудовано надлежащим образом для выполнения сотрудником его обязанностей.
Территориальная обособленность
Это второй ключевой признак филиала или представительства. Определение территориальной обособленности также отсутствует в НК. По смыслу самого признака можно предположить, что речь идет о другом адресе расположения филиала/представительства. Он должен отличаться от места нахождения главной организации, указанной в ее учредительной документации. В ст. 11, п. 2, НК указано, что адресом расположения обособленного подразделения признается место, где основное предприятие ведет свою деятельность через филиал/представительство.
Классификация
В соответствии с ГК обособленное подразделение может формироваться в виде филиала или представительства. Определение последнего приводится в ст. 55, п.1, ГК. По норме, представительство – это обособленное подразделение юридического лица, которое действует в интересах основного предприятия и осуществляет их защиту. Определение филиала несколько шире. Им считается обособленное подразделение, которое располагается вне территории нахождения основной компании, осуществляет все ее функции либо лишь некоторые, в том числе связанные с представительством.
Важный момент
Создание обособленного подразделения осуществляется по решению общего собрания. В ходе него обсуждаются ключевые вопросы, касающиеся деятельности филиала или представительства. После принятия решения издается приказ. Обособленное подразделение может, но не обязано иметь руководителя. Однако сведения о филиале или представительстве должны указываться в учредительной документации основного предприятия. Это предписание содержится в ст. 55, п. 3, ГК. Регистрация обособленного подразделения осуществляется путем направления в уполномоченный орган соответствующих данных. Сведения вносятся в ЕГРЮЛ. С этого момента филиал или представительство будет считаться образованными. Необходимо отметить, что обособленные подразделения не являются юрлицами и не выступают как субъекты гражданских правоотношений. Однако у них есть определенные обязанности. В частности, в соответствии со ст. 19 НК обособленное подразделение должно отчислять налоги.
Постановка на учет
Открытие обособленного подразделения предполагает подачу документов в территориальный орган ФНС. Основная организация, осуществляющая деятельность через представительство или филиал, обязана направить заявление о постановке на учет в течение 1 мес. с даты образования. Регистрация обособленного подразделения осуществляется в органе ФНС, расположенном по адресу его работы, а не главного предприятия. Бывают ситуации, когда представительство (или филиал) создано, но деятельность через него не ведется. По законодательству вставать на учет в этом случае нет необходимости. Однако если спустя 2 месяца, например, основное предприятие начнет работу через свое обособленное подразделение, у него возникнет обязанность подать заявление в территориальный орган ФНС. Но в этом случае будет нарушение установленных законом сроков. В связи с этим целесообразно осуществить постановку на учет в течение 1 месяца с момента открытия подразделения, вне зависимости от того, осуществляется через него деятельность или нет. Если представительство/филиал образовывается на территории МО, в пределах которого располагается основное предприятие, в территориальный орган ФНС подается уведомление в порядке, установленном ст. 23, п. 3, НК.
Нюанс
На практике предприятие может образовать несколько филиалов или представительств на территории одного МО, но в районах, подведомственных разным контрольным органам. В этом случае постановка на учет допускается в инспекции по адресу расположения одного из обособленных подразделений по выбору основного офиса. Данное положение закреплено в ст. 83, п. 4 НК. Основное предприятие должно письменно уведомить территориальный орган ФНС, который оно выбрало. Соответственно, декларация по обособленному подразделению будет сдаваться именно в эту инспекцию.
Ответственность по НК
В Кодексе присутствует две нормы, связанные с постановкой ОП на учет. В ст. 116 НК предусматривается штраф при нарушении срока, в который должно быть подано заявление. Его величина составляет 5 тыс. руб., а если период просрочен более чем на 3 мес., то 10 тыс. руб. В ст. 117 НК устанавливается ответственность за осуществление деятельности предприятия без постановки на учет. Нарушителю в этом случае грозит денежное взыскание в сумме 10% от полученной прибыли, но не меньше 20 тыс. руб. Если деятельность без постановки на учет осуществлялась больше 3 мес., штраф увеличивается в два раза (20% от дохода, но не меньше 40 тыс. руб.).
Налог на прибыль обособленного подразделения
Правила его отчисления определяются ст. 288 НК. Налоги обособленного подразделения и суммы авансов в части, выплачиваемой в пользу фед. бюджета, перечисляются без распределения по филиалам/представительствам, по месту расположения основного предприятия. Это правило установлено в п. 1 указанной выше статьи. Суммы, которые отчисляются в региональные бюджеты, распределяются между филиалами/представительствами и главным офисом. Выплаты осуществляются по адресам, где располагается основное предприятие и каждое обособленное подразделение. Прибыль, которую получает филиал/представительство, влияет на пропорции распределения обязательных отчислений.
Ответственное отделение
Если у предприятия несколько подразделений в пределах одного региона, то оно может выбрать ответственную структуру и через нее осуществлять обязательные отчисления в бюджет. Сумма платежа в этом случае будет рассчитываться в соответствии с долей дохода, определенной по совокупности показателей филиалов/представительств. Это правило предусматривается в п. 2 ст. 288 НК. О том, какое именно обособленное подразделение было выбрано в качестве ответственного, главный офис сообщает в органы ФНС по адресам расположения остальных представительств/филиалов. Уведомления направляются и при изменении порядка отчисления платежей, количества работающих отделений и прочих обстоятельств, оказывающих влияние на исполнение обязательств перед государством.
Место нахождения ОП
В настоящее время распространено такое понятие, как юридический адрес. При этом многие подразумевают под ним фактическое место расположения организации. Между тем он определяется по адресу госрегистрации. Она, в свою очередь, совпадает с местом работы постоянного исполнительного органа либо лица, которое наделено соответствующими полномочиями. Это положение установлено в ст. 54, п. 2, ГК. Сведения о месте нахождения исполнительного органа указываются в учредительной документации.
Кроме этого, используется такое понятие, как фактический адрес. Он связывается с местом, где организация осуществляет свою деятельность. Некоторые территориальные инспекции ФНС привязывают фактический адрес к обособленному подразделению, а юридический – к основному предприятию. По мнению экспертов, такой подход нельзя назвать верным. Обособленное подразделение в первую очередь должно быть территориально отделено от главного офиса, а информация об этом должна содержаться в учредительной документации. Если же организация работает по адресу, отличному от того, который указан в уставе, но сведения об этом в нем отсутствуют, то она не может признаваться как представительство или филиал.
Закрытие обособленного подразделения
При ликвидации филиала/представительства главное предприятие обязано внести изменения в учредительную документацию. Снятие с учета в инспекции ФНС будет производиться на основании информации из ЕГРЮЛ. Для этого заполняется форма С-09-3-2 и направляется в соответствующий контрольный орган. Закрытие обособленного подразделения сопровождается снятием с учета и в ФСС, и в ПФР. Соответствующие уведомления необходимо направить в месячный срок с момента принятия решения о ликвидации.
Особые случаи
Необходимо учитывать схему, по которой работает обособленное подразделение. Баланс, например, может не вестись, расчетный счет и работники – отсутствовать. В этом случае, соответственно, представительство/филиал не стоит на учете в ФСС и ПФР. Минздравсоцразвития, однако, в одном из разъяснительных писем подчеркивает, что главное предприятие обязано сообщить в территориальные отделы фондов по адресу своего нахождения о ликвидации любого подразделения, вне зависимости от наличия у него расчетного счета, отдельного баланса, начислений в пользу работников и прочих физлиц. Таким образом, уведомления направляются в любом случае. Если обособленное подразделение ООО было поставлено в фондах на учет, главная организация направляет:
- В ФСС и ПФР сообщение о ликвидации. Оно составляется в произвольной форме.
- В ПФР по адресу учета подразделения:
- заявление о снятии с учета предприятия по адресу расположения филиала/представительства в территориальном отделении фонда;
- копию решения о ликвидации ОП.
После получения указанных документов ПФР снимает с учета подразделение в пятидневный срок.
Особенности составления отчетности
При принятии решения о ликвидации филиала/представительства уточненная документация по текущему и предстоящим периодам сдается в инспекцию по адресу расположения главного офиса. На титульном листе декларации в строке о месте нахождения проставляется код 223. В верхней части указывают КПП, присвоенный предприятию по адресу расположения ликвидированного филиала/представительства. В разделе №1 проставляется код ОКАТО населенного пункта, на территории которого осуществлялась деятельность и выплачивались налоги обособленного подразделения.
Увольнение сотрудников ОП, находящегося в другой местности
Расторжение трудовых контрактов осуществляется в порядке, установленном для ликвидации организации (ст. 81, п. 1 ТК). Из разъяснения ВС следует, что другой местностью признается территория, находящаяся за пределами данного населенного пункта. Правилами предписывается, что при ликвидации предприятия сотрудники уведомляются об этом не позже, чем за 2 мес. до непосредственного расторжения договора. Извещение составляется в письменной форме и дается для ознакомления каждому работнику под роспись.
Кроме этого, издается приказ о прекращении трудовых отношений. Он составляется по ф. Т-8 или по форме, которую предприятие разработало самостоятельно. С приказом каждый сотрудник также знакомится под роспись. В обязательном порядке делается запись в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. При этом указывается ссылка на ст. 81 ТК. Трудовую книжку работник получает в день расторжения договора. При этом служащий расписывается в книге учета и личной карточке. Законодательство обязывает нанимателя осуществить полный расчет с сотрудниками, включая выходное пособие. Его размер равен среднему заработку в месяц. Выходное пособие выплачивается за 2 мес.
Расторжение договора с работником ОП, расположенного в той же местности, что и главное предприятие
При ликвидации представительства/филиала сотрудники увольняются в порядке, предусмотренном для сокращения штата. В этом случае наниматель должен:
- Обосновать необходимость своих действий экономическими, организационными, техническими причинами.
- Предложить сотруднику работу с учетом его профессиональных качеств и состояния здоровья. Работнику должны быть предложены все имеющиеся и соответствующие потребностям гражданина вакансии в пределах данной местности. Если в трудовом либо коллективном соглашении предусмотрено, наниматель сообщает служащему о наличии мест за пределами территории, на которой ликвидируется ОП. При невыполнении этих предписаний сотрудник вправе требовать восстановления в должности.
- Соблюсти требования ст. 179 ТК. При сокращении в организации в первую очередь остаются сотрудники, имеющие более высокий квалификационный уровень, а также те, кого увольнять запрещено. К последним, например, относят беременных женщин.
Сотрудники, с которыми будут расторгнуты контракты, уведомляются об этом не позже, чем за 2 месяца до даты увольнения. Процедура осуществляется с обязательным участием профсоюзного органа работников. В случае возникновения спорных ситуаций представители нанимателя и сотрудников могут обратиться в трудовую инспекцию.
НДФЛ
По общим правилам предприятия сдают в инспекцию ФНС данные о доходах физлиц, выступая в качестве налоговых агентов. Сведения предоставляются по окончании периода, в течение которого осуществлялись начисления и выплаты, не позже 1 апреля. Если обособленное подразделение ликвидируется в середине года, действует порядок, определенный в письме ФНС № КЕ-4-3/4817 от 28.03.2011 г. Информация о доходах граждан, являющихся сотрудниками представительств/филиалов, предоставляется в инспекцию ФНС по адресу учета ОП, в которую перечисляется НДФЛ. Если деятельность подразделения прекращается в середине года, сведения передаются за последний отчетный период. В качестве него выступает временной промежуток от начала года до окончания ликвидации.
Снятие с учета в инспекции ФНС
Организация, закрывающая обособленное подразделение, обязана сообщить об этом в контрольный орган по месту своего расположения. Это необходимо сделать в трехдневный срок с даты утверждения решения о ликвидации. Направить уведомление можно различными способами. Например, руководитель может предоставить уведомление в инспекцию лично либо через своего представителя. Закон допускает отправку документа заказным письмом, а также по информационным каналам связи. В последнем случае уведомление должно быть заверено усиленной цифровой подписью директора предприятия либо служащего, имеющего соответствующие полномочия. После получения сообщения инспекция ФНС в десятидневный срок снимает ОП с учета. Контрольный орган направляет организации соответствующее извещение. При этом следует помнить, что если в отношении предприятия проводится выездная ревизия, то по месту расположения подразделения оно не будет снято с учета до ее завершения.
Дополнительно
При нарушении сроков уведомления инспекции ФНС о ликвидации обособленного подразделения главное предприятие может быть привлечено к ответственности. Она устанавливается в ст. 126, п. 1, НК. Кроме этого, предусматривается и административное наказание для руководителя организации. Оно определено в ст. 15.6 КоАП. Так что при планировании процедуры ликвидации важно соблюсти все сроки, установленные законодательством.
